BAB 5 Disain dan Perilaku Organisasi

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

§  Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Krutz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok,yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, (3)struktur.

ORGANISASI  FORMAL DAN  INFORMAL

§  Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi,dan (5) koordinasi.

§  Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan  wewenang  formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.

§  Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang Disentralisasi

Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Organisasi yang Didesentralisasi

Merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR  ORGANISASI  DAN PENYUSUNNYA

§  Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiataan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan   organisasi. Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “ menyediakan barang yang berkualitas baik dengan  harga bersaing kepada konsumen”.

Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.

Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi . Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaraan, pembelanjaan, dan personalia.

Wewenang dan Tanggung Jawab

            Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harusnya menugaskan sebagian kegiataannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

            Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas- tugas yang ditugaskan. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

            Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentang pengendalian(span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:

1.      Jenis pekerjaan

2.      Pelatihan karyawan

3.      Kemampuan manajer

4.      Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

            Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang  jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

            Dengan meningkatkan kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menanmbah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami bersifat yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.

§  Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Sebenarnya bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis(line organization),organisasi garis dan staf(line and staf organization),organisasi fungsional(functional organization),komite(committee) dan organisasi matrik.

§  Organisasi Garis

Apabila kegiatan yang ada sudah sangat kompleks dan luas, tidak mungkin lagi dilakukan oleh satu orang saja. Oleh karena itu, organisasi ini biasanya hanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil.

a.      Kebaikan Organisasi Garis

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintah.

·         Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan,sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

·         Menghemat biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b.      Keburukan Organisasi Garis

·         Sering terdapat biokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

·         Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

·         Kurangnya  kerjasama di antara masing-masing bagian.

§  Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialis dalam perusahaan. Seperti telah diuraikan di muka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan –perusahaan kecil, maka organisasi garis dan staf ini lebih baik dipakai untuk perusahaan sedang dan besar.

§  Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

§  Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Mereka berusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite:

Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1)      Suasananya santai dan bersifat informal.

2)      Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3)      Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4)      Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

5)      Keputusan diambil secara konsensus.

6)      Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.

7)      Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

§  Organisasi Matrik

Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berada disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

PERILAKU KEORGANISASIAN

§  Kelompok Kerja

Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Akan tetapi, baru mulai tahun 1920 para manajer (di Barat) memberikan perhatian pada pentingnya kelompok-kelompok kerja itu di tempat kerja. Jika orang bekerja akrab satu sama lain dan sama-sama mempunyai minat yang serupa, maka mereka ini sedang mengembangkan suatu perasaan sebagai anggota kelompok.

§  Motivasi

Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu.  Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

§  Pekerjaan dan Sikap Jabatan 

Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan di pabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan ke arah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

§  Kepemimpinan

Dalam perusahaan, Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian pentingnya dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja’ bagi karyawan. 

Manajemen Umum

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

§  Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama.

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen seni merencanakan,mengorganisasi,mengarahkan,mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

1)      Perencanaan

2)      Pengorganisasian

3)      Pengarahan

4)      Pengkoordinasian

5)      Pengawasaan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiataan. Semua ini dimaksudkan agar kegiataan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiataan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan ; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa

d.      Kapan dan dilakukan

Setelah perecanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan.

Jadi untuk mencapai tujuan harusnya ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.

§  Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif. (2) manajemen madya atau manjemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisor.

a.      Manajemen Puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur,direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain.

b.      Manajemen Madya

 Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif,meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi.

c.       Manajemen Operansional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama”(first-line supervisor), karena mreka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiataan harian.

LATAR  BELAKANG  SEJARAH  MANAJEMEN

§  Gerakan  Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efesien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurukan biaya produksi.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principels Of Scientific Management . Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisa guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2:Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.  

Prinsip 3:Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intesif,yaitu menyamakan gaji dan hasil kerjanya.

Prinsip 4:Menempatkan manajer dan perencanaan, persiapaan, dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN.

§  Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Banyak dari literatur klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan Perang Dunia II. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer.

§  Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership,human relations,atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

§  Sekolah Ilmu Manajemen(Management Science School)

Tidak sepaerti sekolah klasik, yang mengidentifikasi tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas.

§  Analisa Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian indepeden yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisa sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

§  Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukan oleh Peter Drucker di awal 1950an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengedalian karyawan.

Adapun keburukkanya dapat disebutkan disini antara lain:

·         Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

·         MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

·         MBO seharusnya tidak dipandang sebagai sesuatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

·         Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

            Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.

§  Bentuk-bentuk perencanaan

Seperti telah diuraikan dimuka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini,maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:

a.      Tujuan(Objective)

b.       Kebijakan(Policy)

c.       Strategi

d.      Prosedur

e.       Aturan

f.       Program

§  Kegunaan Perencanaan

Di bandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perecanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi- fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah:

a.      Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahaan pada Waktu Mendatang.

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

c.       Memperingan Beban

d.      Merupakan  Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

§  Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harusnya diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah sebagai berikut:

a.      Menentapkan Tujuan

b.      Menyusun  Anggapan-anggapan(Premising)

c.       Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

d.      Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih.

e.       Mengambil Keputusan

f.        Menyusun Rencana Pendukung

§  Perencanaan Merupakan proses Pendekataan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekataan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

§  Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan , yakni :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

§  Faktor-faktor yang Membatasi Perencanan

a.       Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

b.      Perubahaan yang Sangat Cepat

c.       Kekakuan Internal

d.      Kekauan Eksternal

e.       Waktu dan Biaya

§  Pengambilan Keputusan

a.       Syarat  Pengambilan  Keputusan

b.      Alat  Pengambilan Keputusan

·         Analisa risiko

·         Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

§  Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok,yaitu:personalia,fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat  berbentuk :

a.      Hubungan Informal

b.      Hubungan Formal

Dalam hubunga formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:

1)      Tanggung Jawab

2)      Wewenang

3)      Pertanggung Jawaban

§  Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penemuan tugas- tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.

§  Rentangan Kekuasaan

Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetap untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpi dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien. Banyak sedikitnya  frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan diperangaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a.      Latihan dari Bawahan

b.      Pendelegasian

c.       Perencanaan

d.      Teknik Komunikasi

§  Dasar-dasar  Penggolongan  Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.      Didasarkan pada Suatu Angka

b.      Didasarkan pada Waktu

c.       Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d.      Didasarkan pada Luasnya Daerah Operasi

e.       Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan

f.       Didasarkan pada Jenis Langganan