BAB 5 Disain dan Perilaku Organisasi

BAB 5

DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

PENGERTIAN ORGANISASI

§  Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Krutz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok,yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, (3)struktur.

ORGANISASI  FORMAL DAN  INFORMAL

§  Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah (1) wewenang, (2) tanggung jawab, (3) pertanggungjawaban, (4) delegasi,dan (5) koordinasi.

§  Organisasi Informal

Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan  wewenang  formal.

Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.

§  Sentralisasi VS Desentralisasi

Organisasi yang Disentralisasi

Organisasi manajemen yang disentralisasi merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang disuatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

Organisasi yang Didesentralisasi

Merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

STRUKTUR  ORGANISASI  DAN PENYUSUNNYA

§  Pembentukan Struktur Organisasi

Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :

1.      Interaksi kemanusiaan

2.      Kegiataan yang terarah ke tujuan

3.      Struktur

Manajemen harus mengkoordinir kegiatan-kegiatan karyawan untuk mencapai tujuan   organisasi. Tujuan sebuah perusahaan yang berupa “ menyediakan barang yang berkualitas baik dengan  harga bersaing kepada konsumen”.

Hierarki Tujuan

            Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujuan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.Tujuan-tujuan yang lebih luas menyangkut kemampulabaan, penjualan, pangsa pasar, dan jasa dipecah ke dalam tujuan-tujuan untuk masing-masing divisi, masing-masing pabrik, masing-masing departemen, masing-masing kelompok kerja, dan masing-masing karyawan individual.

Departementalisasi

            Pembentukan struktur organisasi dimulai dengan penganalisisan kegiatan-kegiatan utama organisasi . Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaraan, pembelanjaan, dan personalia.

Wewenang dan Tanggung Jawab

            Dengan tumbuhnya organisasi, manajer harusnya menugaskan sebagian kegiataannya kepada bawahan agar dapat mencurahkan waktunya pada fungsi-fungsi manajerial. Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian.

            Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas- tugas yang ditugaskan. Di samping tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sepadan dengan tanggung jawab tersebut.

Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer?

            Salah satu alasan untuk departementalisasi adalah terbatasnya jumlah kegiatan yang dapat dilakukan oleh manajer di samping juga jumlah bawahan yang dapat disupervisi secara efektif. Rentang pengendalian(span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer.

            Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal adalah:

1.      Jenis pekerjaan

2.      Pelatihan karyawan

3.      Kemampuan manajer

4.      Efektifitas komunikasi

Menjamin Komunikasi yang Efektif

            Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Sering komunikasi itu berupa tatap muka, dan perintah yang kurang  jelas dapat diperbaiki dengan pembicaraan secara personal. Akan tetapi masalah komunikasi ini semakin banyak dengan tumbuhnya organisasi.

Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu

            Dengan meningkatkan kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menanmbah personalia atasan dan spesialis. Kecenderungan ini bersifat alami bersifat yang dapat terjadi dalam desentralisasi dan para manajer mengetahui bahwa rentang pengendalian mereka terbatas.

§  Bentuk-Bentuk Struktur Organisasi

Sebenarnya bentuk struktur organisasi ini bermacam-macam, tetapi pada pokoknya ada empat, yaitu : organisasi garis(line organization),organisasi garis dan staf(line and staf organization),organisasi fungsional(functional organization),komite(committee) dan organisasi matrik.

§  Organisasi Garis

Apabila kegiatan yang ada sudah sangat kompleks dan luas, tidak mungkin lagi dilakukan oleh satu orang saja. Oleh karena itu, organisasi ini biasanya hanya dipakai oleh perusahaan-perusahaan kecil.

a.      Kebaikan Organisasi Garis

·         Adanya kesatuan dalam pimpinan dan pemerintah.

·         Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan,sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.

·         Menghemat biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.

b.      Keburukan Organisasi Garis

·         Sering terdapat biokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.

·         Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.

·         Kurangnya  kerjasama di antara masing-masing bagian.

§  Organisasi Garis dan Staf

Organisasi garis dan staf ini merupakan kombinasi yang diambilkan dari keuntungan-keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialis dalam perusahaan. Seperti telah diuraikan di muka bahwa organisasi garis hanya sesuai untuk perusahaan –perusahaan kecil, maka organisasi garis dan staf ini lebih baik dipakai untuk perusahaan sedang dan besar.

§  Organisasi Fungsional

Dalam Organisasi Fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan. Manajer memiliki kekuasaan penuh untuk menjalankan fungsi-fungsi yang menjadi tanggung jawabnya. Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.

§  Organisasi Komite

Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Mereka berusaha mengalokasikan dana dengan menyusun suatu budget yang terbaik untuk seluruh kegiatan perusahaan. Komite ini dapat dibentuk di semua bagian dalam organisasi, sehingga sering terdapat beberapa macam komite:

Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :

1)      Suasananya santai dan bersifat informal.

2)      Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya.

3)      Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya.

4)      Masing-masing anggota Komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.

5)      Keputusan diambil secara konsensus.

6)      Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat.

7)      Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

§  Organisasi Matrik

Organisasi matrik ini digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi matrik, juga disebut organisasi manajemen proyek, dapat didefinisikan sebagai struktur organisasi di mana para spesialis dari bagian-bagian yang berada disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.

PERILAKU KEORGANISASIAN

§  Kelompok Kerja

Dalam semua organisasi yang melibatkan orang pasti terdapat kelompok-kelompok kerja. Akan tetapi, baru mulai tahun 1920 para manajer (di Barat) memberikan perhatian pada pentingnya kelompok-kelompok kerja itu di tempat kerja. Jika orang bekerja akrab satu sama lain dan sama-sama mempunyai minat yang serupa, maka mereka ini sedang mengembangkan suatu perasaan sebagai anggota kelompok.

§  Motivasi

Setiap orang pasti mempunyai motivasi sebagai alasan mengapa mereka berperilaku tertentu.  Dengan kata lain, motivasi merupakan motif intern yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

§  Pekerjaan dan Sikap Jabatan 

Perkembangan teknologi dewasa ini telah menyebabkan penggunaan mesin dan peralatan otomatis yang lebih besar. Akibatnya, karyawan di pabrik kadang-kadang mengeluh bahwa pekerjaan mereka membosankan. Mungkin mereka merasa tidak memperoleh kesempatan untuk menggunakan keterampilannya. Kecenderungan ke arah yang lebih otomatis di bidang manufaktur dan pertanian lambat laun akan mendapat tantangan dari serikat buruh. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

§  Kepemimpinan

Dalam perusahaan, Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Ini menjadi bagian pentingnya dalam memahami perilaku kerja. Beberapa penelitian telah memperlihatkan tidak ada “satu cara terbaik” untuk memimpin karyawan. Ini bergantung pada pemimpinnya, karyawan, dan situasi yang ada. Macam gaya kepemimpinan yang diterapkan dalam perusahaan dapat membantu menciptakan “iklim kerja’ bagi karyawan.