Manajemen Umum

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

§  Arti dan Fungsi Manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, tetapi pada pokoknya semua ini mempunyai pengertian yang sama.

Berikut ini dikemukakan definisi tentang manajemen yang diberikan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen seni merencanakan,mengorganisasi,mengarahkan,mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah diterapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :

1)      Perencanaan

2)      Pengorganisasian

3)      Pengarahan

4)      Pengkoordinasian

5)      Pengawasaan

Kelima macam fungsi manajemen ini sangat penting di dalam menjalankan semua kegiataan. Semua ini dimaksudkan agar kegiataan apapun yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, sehingga tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.

Setiap kegiataan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan ; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang:

a.       Apa

b.      Bagaimana

c.       Mengapa

d.      Kapan dan dilakukan

Setelah perecanaan disusun, baru ditetapkan siapa yang akan melakukan, bagaimana pembagian kerjanya, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung-jawaban masing-masing kegiatan.

Jadi untuk mencapai tujuan harusnya ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikan sedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan lainnya untuk menuju kepada sasaran yang sama.

§  Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah (1) manajemen puncak atau manajemen eksekutif. (2) manajemen madya atau manjemen administratif, dan (3) manajemen operasional atau manajemen supervisor.

a.      Manajemen Puncak

Jenjang tertinggi adalah manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Jenjang ini meliputi dewan direktur,direktur utama atau chief executive officer (CEO), dan pimpinan lain.

b.      Manajemen Madya

 Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif,meliputi pimpinan pabrik dan atau manajer divisi.

c.       Manajemen Operansional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis pertama”(first-line supervisor), karena mreka bertanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiataan harian.

LATAR  BELAKANG  SEJARAH  MANAJEMEN

§  Gerakan  Manajemen Ilmiah

Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efesien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurukan biaya produksi.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principels Of Scientific Management . Dalam bukunya, Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

Prinsip 1: Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisa guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.

Prinsip 2:Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah.  

Prinsip 3:Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intesif,yaitu menyamakan gaji dan hasil kerjanya.

Prinsip 4:Menempatkan manajer dan perencanaan, persiapaan, dan pemeriksaan pekerjaan.

SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN.

§  Sekolah Klasik (Classical School)

Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Banyak dari literatur klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan Perang Dunia II. Teori klasik mendefinisikan manajemen menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer.

§  Sekolah Perilaku (Behavioral School)

Sekolah perilaku yang juga disebut leadership,human relations,atau behavioral sciences school of management, telah menjadi populer dalam tahun 1950an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.

§  Sekolah Ilmu Manajemen(Management Science School)

Tidak sepaerti sekolah klasik, yang mengidentifikasi tugas-tugas manajemen, sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Model merupakan wakil dari realitas.

§  Analisa Sistem

Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian indepeden yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisa sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.

§  Manajemen Hasil

Sejak pertama kali dikemukan oleh Peter Drucker di awal 1950an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectives/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengedalian karyawan.

Adapun keburukkanya dapat disebutkan disini antara lain:

·         Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.

·         MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.

·         MBO seharusnya tidak dipandang sebagai sesuatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.

·         Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.

PERENCANAAN

            Perencanaan merupakan fungsi terpenting di antara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.

§  Bentuk-bentuk perencanaan

Seperti telah diuraikan dimuka, bahwa perencanaan ditetapkan sekarang dan dilaksanakan serta digunakan untuk waktu yang akan datang. Dengan mendasarkan diri kepada pengertian ini,maka perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:

a.      Tujuan(Objective)

b.       Kebijakan(Policy)

c.       Strategi

d.      Prosedur

e.       Aturan

f.       Program

§  Kegunaan Perencanaan

Di bandingkan dengan fungsi-fungsi yang lain, perecanaan adalah sangat penting sebab merupakan fungsi dasar bagi fungsi- fungsi tersebut. Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah:

a.      Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahaan pada Waktu Mendatang.

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

c.       Memperingan Beban

d.      Merupakan  Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

§  Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan

Langkah-langkah yang harusnya diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah sebagai berikut:

a.      Menentapkan Tujuan

b.      Menyusun  Anggapan-anggapan(Premising)

c.       Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan

d.      Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih.

e.       Mengambil Keputusan

f.        Menyusun Rencana Pendukung

§  Perencanaan Merupakan proses Pendekataan yang Rasional

Dengan berbagai macam langkah yang telah dilakukan untuk menyusun suatu perencanaan, dapatlah dikatakan bahwa perencanaan merupakan suatu proses pendekataan yang rasional untuk waktu yang akan datang.

§  Jangka Waktu Perencanaan

Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan , yakni :

a.       Perencanaan jangka panjang

b.      Perencanaan jangka menengah

c.       Perencanaan jangka pendek

§  Faktor-faktor yang Membatasi Perencanan

a.       Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti

b.      Perubahaan yang Sangat Cepat

c.       Kekakuan Internal

d.      Kekauan Eksternal

e.       Waktu dan Biaya

§  Pengambilan Keputusan

a.       Syarat  Pengambilan  Keputusan

b.      Alat  Pengambilan Keputusan

·         Analisa risiko

·         Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

§  Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok,yaitu:personalia,fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuanya ini merupakan sarana untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat  berbentuk :

a.      Hubungan Informal

b.      Hubungan Formal

Dalam hubunga formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu:

1)      Tanggung Jawab

2)      Wewenang

3)      Pertanggung Jawaban

§  Pola Hubungan antar Komponen Organisasi

Semua tugas-tugas yang dijalankan diorganisir untuk mencapai tujuan. Dalam mana tujuan tersebut merupakan titik tolak proses pengorganisasian. Jadi penemuan tugas- tugas yang hendak dijalankan haruslah didasarkan pada suatu tujuan.

§  Rentangan Kekuasaan

Munculnya rentangan kekuasaan ini disebabkan oleh adanya keterbatasan pada kemampuan seseorang. Dalam setiap organisasi, rentangan kekuasaan ini harus ditetap untuk mengetahui sampai seberapa jauh seseorang dapat memimpi dan mengatur sejumlah bawahan dengan efektif serta efisien. Banyak sedikitnya  frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan diperangaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :

a.      Latihan dari Bawahan

b.      Pendelegasian

c.       Perencanaan

d.      Teknik Komunikasi

§  Dasar-dasar  Penggolongan  Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut ini :

a.      Didasarkan pada Suatu Angka

b.      Didasarkan pada Waktu

c.       Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

d.      Didasarkan pada Luasnya Daerah Operasi

e.       Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan

f.       Didasarkan pada Jenis Langganan